Reuni keluarga menengah Anda: daftar periksa perencanaan | rumah & kebun yang lebih baik

Reuni keluarga adalah cara yang bagus untuk mengumpulkan keluarga Anda meskipun itu tumbuh dan berubah. Ini adalah kesempatan untuk merayakan sejarah keluarga Anda, pencapaian baru-baru ini, dan tambahan baru. Apakah itu piknik di taman, barbekyu di tepi pantai, pertemuan taman negara, atau pertemuan di rumah seseorang, reuni yang direncanakan dengan baik akan menarik bahkan anggota keluarga yang paling menyendiri untuk menikmati sore yang menyenangkan di bawah sinar matahari.

Jika Anda merencanakan reuni keluarga untuk sekitar 100 orang, Anda akan ingin memulai perencanaan Anda sekitar enam bulan sebelumnya sehingga Anda dapat membangkitkan minat dan meminta beberapa deputi untuk membantu Anda melakukannya. Inilah daftar periksa untuk membantu Anda dan keluarga Anda memulai!

6 Bulan Sebelum

Sebelum perencanaan apa pun dapat dimulai dengan sungguh-sungguh, Anda perlu menentukan siapa yang ingin menghadiri reuni. Kirimkan jajak pendapat keluarga melalui email untuk mengukur minat, dapatkan gagasan tentang berapa banyak orang yang akan hadir, dan cari tahu tanggal dan lokasi mana yang paling baik. Anda juga harus bertanya tentang anggaran sehingga Anda tahu berapa banyak uang yang orang habiskan untuk acara tersebut. Cobalah untuk memberikan rentang biaya per orang sehingga mudah bagi orang untuk mengerti. Gunakan alat online seperti Survey Hero untuk merancang polling sederhana secara gratis dan membagikan tautan dengan anggota keluarga. Menyiapkan jajak pendapat online akan membantu Anda mengatur tanggapan saat mereka masuk.

Sekarang juga saatnya untuk memutuskan apakah reuni akan terjadi di rumah anggota keluarga atau lokasi yang berbeda. Reuni yang diadakan di rumah sering diselenggarakan oleh matriark keluarga atau patriark, terutama ketika rumah Nenek telah memainkan peran yang kuat dalam sejarah keluarga. Pesta Natal yang riuh, barbekyu kasual Hari Buruh, dan bahkan pesta kelulusan bisa menjadi kesempatan yang bagus untuk mengumpulkan kerabat jauh dan anggota keluarga yang lama hilang di bawah satu atap. Jika ruang Anda agak terbatas, Anda dapat mempertimbangkan melakukan reuni keluarga "open house, " di mana orang bisa datang dan pergi sepanjang hari. Apakah Anda hosting reuni, atau Nenek, pastikan Anda memiliki bantuan. Mintalah beberapa bibi yang bisa diandalkan untuk memasak dan beberapa sepupu yang antusias untuk mengatur kegiatan. Atau, jika anggaran Anda memungkinkan, sewalah katering untuk menambah makanan buatan sendiri dan agar minuman tetap mengalir.

Memiliki reuni keluarga di lokasi selain rumah anggota keluarga berarti tidak ada keluarga yang bertanggung jawab atas semua pengaturan. Tugas dapat didistribusikan di seluruh kelompok keluarga besar, meringankan sebagian dari beban perencanaan. Ini juga memungkinkan Anda untuk mengakomodasi lebih banyak orang daripada yang bisa dilakukan oleh rumah satu orang. Dan, untuk anggota keluarga yang bepergian, lokasi dengan kegiatan rekreasi lainnya dapat memungkinkan mereka untuk mengubah reuni menjadi liburan keluarga lengkap, membuat sebagian besar uang perjalanan dihabiskan.

5 Bulan Sebelumnya

Mintalah bantuan dan satukan komite perencanaan reuni Anda. Anda harus menemukan kerabat yang dapat diandalkan dan antusias yang dapat memimpin:

• Menemukan lokasi untuk acara tersebut. Jika Anda tidak mengadakan reuni di rumah anggota keluarga, Anda harus mulai mencari lokasi. Pembantu Anda perlu meneliti tempat-tempat yang melayani berbagai minat, tingkat usia, kemampuan fisik, dan sumber daya keuangan. Taman keluarga tepi laut atau tepi danau ideal; ada hal-hal yang harus dilakukan di air dan di darat - kegiatan untuk membuat anak-anak sibuk dan bersantai di pantai untuk orang dewasa. Banyak area liburan dan taman negara memiliki "manajer tujuan" yang dapat membantu Anda dengan detail reuni Anda. Lihatlah rekomendasi kami untuk 10 Tempat Hebat untuk Reuni Keluarga untuk memunculkan beberapa ide.
• Mencari tahu makanan untuk acara tersebut. Jika merencanakan seadanya, seseorang perlu menentukan menu, menugaskan hidangan dan makanan lainnya untuk setiap keluarga. Mereka mungkin juga perlu mengatur untuk memasak tambahan dan / atau memanggang fasilitas di lokasi. Atau, jika Anda tidak berencana untuk menangani semua makanan sendiri, pekerja Anda perlu menemukan katering.
• Dekorasi, undangan, dan tanda-tanda. Menempatkan satu orang yang bertanggung jawab atas materi cetak akan membantu memastikan tema yang konsisten untuk acara tersebut.
• Kegiatan dan hiburan. Seorang kerabat atletik mungkin mengambil alih jaring bola voli, merencanakan permainan untuk anak-anak, dan memastikan musik tertutup. Helipad, bulu tangkis, dan bola voli adalah kegiatan grup yang bagus untuk luar. Atau minta sepupu untuk membuat ruang permainan untuk anak-anak dan berencana untuk menyimpan dengan permainan papan dan kegiatan lainnya untuk membuat anak-anak sibuk.
• Sejarah keluarga. Menyusun silsilah keluarga adalah cara yang bagus untuk menggabungkan warisan Anda ke dalam acara tersebut. Anda mungkin juga mempertimbangkan untuk membuat surat kabar keluarga kecil untuk menyoroti acara keluarga baru-baru ini, fakta-fakta khusus, dan sejarah.
• Fotografi dan / atau video. Anda ingin merekam acara ini untuk anak cucu. Pertimbangkan untuk menyiapkan galeri foto online tempat semua orang dapat berbagi foto mereka setelah acara tersebut atau membuat akun dengan layanan buku foto online tempat Anda dapat membuat kenang-kenangan foto untuk para hadirin.
• Membersihkan. Mintalah beberapa orang untuk tugas besar ini!

Pertimbangkan mengelola sukarelawan Anda dengan alat seperti Daftar Genius, yang memungkinkan Anda mengumpulkan sukarelawan dan mengirim pesan grup dan pengingat tugas tanpa mengacaukan kotak masuk Anda.

Anda juga harus berbicara dengan tim perencanaan tentang anggaran. Berdasarkan umpan balik yang Anda dapatkan dari survei awal Anda, tentukan anggaran kerja Anda sehingga Anda dapat mengendalikan biaya.

4 Bulan Sebelum

Semoga komite Anda telah melakukan pekerjaan rumah mereka! Empat bulan sebelum reuni keluarga Anda, rencanakan untuk menyelesaikan tugas-tugas berikut:

• Finalisasi tanggal dan lokasi. Cari tahu fasilitas apa yang akan tersedia: air minum, kolam renang, fasilitas memanggang, ruang ganti, ruang dalam (jika hujan), meja piknik, dan sebagainya.
• Diskusikan tema dan kemungkinan jadwal.

Finalisasi rencana untuk bantuan reuni dan memorabilia. Baik itu video, pamflet riwayat keluarga, atau kaus, anggota keluarga akan menginginkan sesuatu untuk mengingat peristiwa besar ini. Lihat Cara Menyatukan Tas Selamat Datang Reuni Keluarga Sempurna. Minta anggota keluarga artistik untuk merancang kaus, topi, kaus, atau item pakaian pribadi lainnya. Mintalah anggota komite ditugaskan dengan garis besar sejarah keluarga apa yang dibutuhkan untuk tampilan hierarki keluarga atau video sehingga Anda siap untuk mengajukan permintaan anggota keluarga tersebut.

3 Bulan Sebelum

Dengan detail utama acara Anda, saatnya untuk menyampaikan berita secara resmi dan mulai mengunci detail hari itu.

• Mengirim undangan. Anda dapat menggunakan layanan online seperti Evite untuk mengeluarkan undangan atau mengirimnya melalui email atau surat biasa. Bagaimanapun, Anda harus memasukkan yang berikut:

Waktu selesai, lokasi, peta, petunjuk arah mengemudi, biaya, dan jadwal acara.

Opsi pendaftaran untuk aktivitas tertentu, jika perlu.

Tugas untuk kerabat yang secara sukarela membawa makanan atau barang-barang lainnya.

Permintaan foto dan / atau cerita yang akan Anda sertakan dalam riwayat keluarga atau video.

Sertakan tanggal RSVP, bersama dengan alamat email, nomor telepon, atau alamat surat yang dapat mereka balas. Mintalah anggota keluarga untuk memberikan informasi akomodasi atau kedatangan mereka, jika perlu.

Tindak lanjuti dengan sukarelawan dan bagikan tugas yang sesuai.

Jadwalkan acara dan kegiatan. Amankan profesional atau lokasi untuk aktivitas Anda jika perlu. Misalnya, pesankan bidang softball atau sewa pemandu wisata atau instruktur yoga. Jika reuni akan dilakukan di rumah seseorang, tanyakan kerabat atau pusat komunitas setempat Anda jika Anda dapat meminjam peralatan olahraga atau permainan di luar ruangan untuk ruang permainan. Pertimbangkan memiliki TV dan VCR atau pemutar DVD di ruang permainan, bersama dengan video yang sesuai usia untuk membuat anak-anak terhibur ketika semua orang membutuhkan waktu luang.

Beli barang yang Anda perlukan untuk kegiatan kerajinan apa pun.

Jadwalkan dan rencanakan makanan.

• Buat daftar semua makanan yang akan Anda makan atau makanan yang Anda butuhkan.
• Tetapkan satu item makanan untuk setiap kerabat. Pastikan untuk memanfaatkan spesialisasi masakan mereka, seperti salad kentang Bibi May, atau kue blueberry Cousin Lynn.
• Prasmanan kasual mungkin merupakan pendekatan terbaik untuk reuni di rumah, hanya karena memungkinkan orang untuk makan secara bergiliran. Ini juga ideal jika tempat duduk terbatas.
• Jika Anda berencana untuk menyewa katering, sekaranglah saatnya untuk mengamankannya. Beberapa katering hanya akan mengelola dapur, memastikan prasmanan diisi ulang, dan membuat minuman tetap mengalir, sehingga Anda dapat menikmati pesta.
• Hubungi restoran untuk melihat apakah mereka akan mengakomodasi kelompok besar dan membuat reservasi jika perlu.

2 Bulan Sebelumnya

Semuanya mulai menyatu dan kesenangan sudah dekat! Tetap di atas tugas-tugas organisasi ini dan Anda akan berada dalam kondisi yang baik.

• Lacak detail peserta. Mulai daftar mereka yang telah mengkonfirmasi kehadiran mereka, di mana mereka akan tinggal, dan kapan mereka akan tiba. Jika Anda menggunakan sistem online seperti Evite untuk mengirim undangan Anda, itu akan melacak RSVP. Tetapi simpan Google Sheet atau Excel doc dengan semua info lainnya saat tanggapan masuk.
• Cadangan peralatan rental seperti podium, mikrofon, meja, atau kursi.
• Konfirmasikan pemesanan restoran dan berikan perkiraan tamu terbaru Anda.
• Lakukan pembelian akhir.

Bahan karya seni

Dekorasi

Suvenir, kaus oblong, kamera sekali pakai, atau barang-barang lain yang akan Anda berikan di reuni.

Pesan salinan riwayat keluarga atau video.

1 Bulan Sebelumnya

Dengan 30 hari sebelum reuni, tugas pertama dalam daftar tugas bulanan Anda hanya mengonfirmasi rincian rencana yang sudah Anda miliki.

• Konfirmasikan dengan kerabat yang membawa makanan atau persediaan lain.
• Konfirmasikan tempat pertemuan.
• Konfirmasikan kegiatan.
• Konfirmasikan akomodasi tidur.

2 Minggu Sebelumnya

Sekarang saatnya untuk check-in dengan sukarelawan yang telah ditugaskan tugas khusus untuk mengkonfirmasi waktu dan jumlah tamu akhir.

• Makanan

Hubungi restoran dengan jumlah tamu akhir jika perlu.

Pesanlah piring potong dingin, kue, atau barang pesta lainnya dari toko kelontong atau toko roti lokal Anda.

Hubungi katering dengan hitungan tamu akhir jika perlu.

Vendor

• Konfirmasikan detail dengan fotografer / videografer Anda
• Konfirmasikan detail dengan penyedia layanan lain seperti pemimpin kegiatan atau pemandu wisata

Dekorasi & Signage

• Beli dekorasi dan persediaan terakhir.
• Buat tanda dan spanduk.

Membersihkan

• Konfirmasikan relawan
• Buat pengaturan untuk menyumbangkan sisa makanan ke tempat penampungan lokal atau dapur makanan

2 Hari Sebelum

• Tinjau hal-hal kecil reuni dengan komite.
• Ambil peralatan persewaan, seperti kursi, meja, dll.
• Persiapkan pembayaran akhir dan tip untuk profesional mana pun dan bantuan yang Anda sewa, seperti katering dan staf menunggu. Taruh ini dalam amplop terpisah sehingga Anda dapat dengan cepat membagikannya sesuai kebutuhan sepanjang acara. Ingatlah bahwa Anda dapat mengirim kiat tambahan nanti jika kinerjanya luar biasa. Kalau tidak, tip 10 hingga 15 persen adalah biasa jika tidak termasuk dalam biaya mereka.

Sehari sebelum

• Atur dan hiasi.
• Tidurlah!

Pasca Reuni

Setelah acara, Anda akan memiliki beberapa detail lagi untuk diurus. Dalam 2 minggu setelah acara, Anda harus:

• Tulis catatan terima kasih kepada hadirin khusus, kerabat yang menyumbangkan waktu dan uang, dan orang lain yang membantu membuat acara Anda sukses.
• Unggah foto ke layanan foto online. Jika Anda mengambil foto sendiri, unggah gambar Anda ke situs seperti Shutterfly atau Snapfish. Dalam beberapa minggu, Anda dapat membagikan tautan dengan peserta dan juga meminta mereka untuk menambahkan foto mereka ke album yang Anda buat sehingga anggota keluarga lainnya dapat membeli salinan foto Anda. Menampung semua foto di satu tempat juga memungkinkan Anda membuat buku foto yang dapat dipesan orang lain serta kenang-kenangan acara tersebut.

Donasi atau bagikan bantuan sisa, dekorasi, pamflet sejarah keluarga, dan sebagainya.

Dalam 4 minggu setelah acara, urus hal-hal berikut:

• Tindak lanjuti dengan videografer dan fotografer untuk mengetahui kapan materi akan siap untuk didistribusikan.
• Kirim e-mail atau surat massal kepada semua yang hadir, meringkas perayaan, berterima kasih kepada mereka untuk menghadiri, dan memberi tahu mereka di mana mereka dapat membeli foto, video, atau item tindak lanjut lainnya dari acara Anda.